10 серьезных нарушений в учете материалов для специалистов бюджетной сферы
На балансе каждого, даже небольшого учреждения учитываются материальные запасы. У одних их объем ограничивается канцелярскими и хозяйственными товарами, у других – в зависимости от вида деятельности – по счету 105 00 имеет место постоянный масштабный оборот лекарственных препаратов, продуктов питания, бланков строгой отчетности и др.
Большое количество регулярно выявляемых ревизорами недочетов, связанных с учетом материальных запасов, объясняется в том числе многообразием и многочисленностью этой группы активов. Мы проанализировали судебную практику 2023-2025 гг. и определили 10 видов нарушений в учете материальных запасов, за которые судьи штрафовали должностных лиц чаще всего.
Стандарт "Запасы" и Инструкция № 157н однозначно указывают: к материальным запасам относятся материальные ценности, используемые в текущей деятельности учреждения в течение периода, не превышающего 12 месяцев. Решение об отнесении материальных ценностей к соответствующей группе нефинансовых активов принимается комиссией по поступлению и выбытию активов, члены которой обладают полной и достоверной информацией о назначении и функциональных особенностях объекта.
И вот уже на этом этапе допускаются первые нарушения.
Принимая к учету НФА без заключения комиссии, бухгалтер должен понимать, что берет на себя ответственность за последствия такого шага. В качестве примера – судебное решение. Ревизоры обнаружили, что на счете 105 "Материальные запасы" учтены объекты со сроком службы более 12 месяцев, подлежащие учету в составе основных средств, – калькуляторы, игровые приставки, дрель, дверные таблички и др. Как выяснилось, материальные ценности приняты к учету без заключения профильной комиссии об установлении срока их полезного использования. Главного бухгалтера оштрафовали за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету и искажение отчетности (постановление Ольского райсуда Магаданской области от 16 января 2024 г. по делу № 5-5/2024).Одно из самых частых нарушений – учет на счете 105 объектов, срок использования которых превышает 12 месяцев, поэтому подлежащих учету в составе основных средств. В судебных решениях не всегда фиксируется, кто принимал решение об отнесении объектов к матзапасам или основным средствам, но к ответственности за указанные нарушения, как правило, привлекают работников бухгалтерии.
Так, бухгалтера – материалиста оштрафовали за то, что огнетушители учитывались на счете 105, а одноразовый набор реактивов для экзамена по химии – в составе основных средств (постановление Мирового судьи с/у № 1 Петровского района Ставропольского края от 21 апреля 2025 г. № 5-212/25). Главным бухгалтерам, конечно, достается чаще – им пришлось отвечать за неправомерный учет в составе материальных запасов:
сценических костюмов (постановление Мирового судьи с/у № 3 Кузнецкого судебного района г. Новокузнецка Кемеровской области от 21 апреля 2025 г. № 5-171/25); дорожных знаков (постановление Мирового судьи с/у № 260 Курганинского района Краснодарского края от 24 апреля 2024 г. № 5-182/24); оргтехники, микроскопов (постановление Мирового судьи с/у № 2 Сосновского района Челябинской области от 4 сентября 2024 г. № 3-440/24); учебной литературы (постановление Мирового судьи с/у № 2 Сосновского района Челябинской области от 4 сентября 2024 г. № 3-440/24, постановление Мирового судьи с/у № 1 Воскресенского района Саратовской области от 9 апреля 2024 г. № 5-55/24); визуально-акустической системы и тактильно-звуковой мнемосхемы (постановление Мирового судьи с/у № 55 Мирнинского района Республики Саха (Якутия) от 29 октября 2024 г. № 5-294/24; стенда (постановление Мирового судьи с/у № 1 Североморского района Мурманской области от 14 апреля 2023 г. № 5-153/23).Требования к аналитическому учету материальных запасов установлены прямой нормой Инструкции № 157н. Отсутствие аналитического учета матзапасов на Карточках количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041), а также неотражение поступления и выбытия продуктов питания в журналах складского учета не ускользнут от взгляда ревизоров и вкупе с другими нарушениями могут стать поводом для увольнения главного бухгалтера "по статье" за принятие необоснованного решения, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации (решение Магаданского городского суда Магаданской области от 15 сентября 2023 г. по делу № 2-3070/2023).
Согласно Закону о бухучете и Стандарту "Концептуальные основы..." для своевременного и достоверного отражения в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни первичный учетный документ должен быть сформирован при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания. В одной из ситуаций, рассмотренных судом, школа получила от учредителя продуктовые наборы для последующей выдачи бесплатного питания обучающимся на дому детям с ограниченными возможностями здоровья. Однако по факту передачи продуктов не были составлены первичные учетные документы – Акты о списании материальных запасов (ф. 0504230) для отражения выбытия в учете. Бухгалтерия не получила нужные документы – в результате в годовой отчетности оказались существенно искажены соответствующие показатели.
Напомним, что за своевременное и качественное оформление таких документов, их своевременную передачу в бухгалтерию и достоверность содержащихся в в них данных отвечают лица, ответственные за оформление фактов хозяйственной жизни. В рассмотренной ситуации суд привлек к ответственности сотрудника школы, на которого были возложены обязанности по формированию первичных документов и передаче их в централизованную бухгалтерию (постановление Мирового судьи с/у № 32 Московской области от 25 ноября 2024 г. № 5-874/24).
В другом деле за несвоевременное отражение в учете факта выбытия материальных запасов, использованных при ремонте основных средств, отвечать пришлось главному бухгалтеру (постановление Мирового судьи с/у № 1 Благовещенского района Алтайского края от 29 октября 2024 г. № 5-235/24) и руководителю учреждения (постановление Мирового с/у № 309 Московской области от 15 августа 2023 г. № 5-543/23).
Достаточно распространенная ситуация – передача материальных запасов подрядчикам для использования в ходе проведения ремонта основных средств. В соответствии с требованиями Инструкции № 157н передача матзапасов подрядчикам / исполнителям работ в таком случае оформляется первичным учетным документом с отражением внутреннего перемещения матзапасов, без списания передаваемых объектов с балансового учета, и одновременным их отражением на соответствующих забалансовых счетах. И лишь после завершения работ на основании представленных подрядчиком документов может быть составлен Акт о списании (ф. 0504230) и в учете будет отражено выбытие указанных материалов.Списание давальческих матзапасов со счета 105 при передаче подрядчикам (ранее даты их фактического использования) на основании ненадлежащего первичного учетного документа – Накладной на внутреннее перемещение (ф. 0510450) без оформления Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230) ревизоры признали мнимым объектом бухгалтерского учета. Учет таких объектов относится к числу грубых нарушений, ответственность за которые предусмотрена ч. 4 ст. 15.15.6 КоАП РФ (постановление Мирового судьи с/у № 5 Нижневартовского судебного района г. Нижневартовска ХМАО - Югры от 16 октября 2024 г. № 5-1219/24, постановление Мирового судьи с/у № 8 Нижневартовского судебного района г. Нижневартовска ХМАО – Югры от 24 июля 2024 г. № 5-1462/24).
Ремонт объектов основных средств не только "потребляет" материальные запасы, но и в ряде случаев "производит" их. Так, в результате ремонтных работ, а также ликвидации, разукомплектации и разборки имущества в распоряжение учреждения поступают отходы или так называемые возвратные материалы. Их можно реализовать или использовать для нужд учреждения, но прежде необходимо принять к учету на счете 105 36 "Прочие материальные запасы". Непринятие к учету металлолома и строительных материалов после проведения ремонтных работ ревизоры фиксируют как нарушение (решение АС Ямало-Ненецкого автономного округа от 16 декабря 2024 г. по делу № А81-11353/2024, постановление Цимлянского райсуда Ростовской области от 27 мая 2024 г. по делу № 5-19/2024). В соответствии с п. 99 и 118 Инструкции № 157н оборудование, требующее монтажа и предназначенное для установки, учитывается в составе материальных запасов на счете 105 Х4 "Строительные материалы". После установки данное оборудование принимается к учету на счетах учета основных средств по сформированной стоимости. Иной подход просигнализирует ревизорам о нарушении, как это случилось в одном из судебных разбирательств.
Для обеспечения функционирования поселковой бани учреждение закупило оборудование: водонагреватель, электрический котел, радиатор и др. Затраты на его приобретение бухгалтер списала на финансовый результат. При этом ожидающее монтажа оборудование к учету в составе материальных запасов принято не было. Суд оштрафовал главбуха на 15 тыс. рублей (постановление Мирового судьи с/у № 2 Кандалакшского района Мурманской области от 2 августа 2023 г. № 5-177/23).
Бланки строгой отчетности и подарки / сувениры – две категории материальных запасов, для которых предусмотрен особый порядок учета – с применением забалансовых счетов. Учтенные в составе материальных запасов на счете 105 36 БСО и подарки списываются с него с одновременным принятием соответственно на счета 03 и 07. За балансом БСО будут числится до момента использования, подарки – до момента вручения. Причем через счет 105 36 БСО и подарки должны пройти в любом случае – независимо от того, выдаются ли они ответственному лицу со склада, или на склад они не принимались. В отношении подарков исключение, но сейчас не о нем.В преддверии новогоднего мероприятия учреждение закупило сладкие подарки для детей и поставило их на учет на счете 105 36. Затем подарки были выданы ответственному сотруднику, оформлен Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230) и отражено выбытие по счету 105 36. Детям подарки раздавали позднее, однако с момента списания с баланса до вручения подарки не были учтены на забалансовом счете 07. Показатели отчетности в части стоимости нефинансовых активов признали недостоверными, бухгалтера оштрафовали (постановление Мирового судьи с/у № 57 Московской области от 5 мая 2025 г. № 5-188/25).
В другом деле школа не отражала бланки аттестатов и приложений к ним на счете 03, учитывая их с момента поступления до использования на счете 105 36 (постановление Мирового судьи с/у № 2 Сосновского района Челябинской области от 4 сентября 2024 г. № 3-440/24).
Продолжим тему учета матзапасов на забалансовых счетах.Согласно Инструкции № 157н запасные части к транспортным средствам (аккумуляторы, шины, покрышки и т.п.) при приобретении учитываются на счете 105 06. При выдаче в эксплуатацию запчасти списывают с балансового учета, и далее информация о них фиксируется на забалансовом счете 09 "Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных". Нарушение такого порядка учета делает бухгалтерскую отчетность недостоверной. Так, ответить рублем главбуху придется и в случае, если автомобильные шины при выдаче в эксплуатацию списаны со счета 105 36, но не отражены на счете 09 (постановление Мирового судьи с/у № 2 Сосновского района Челябинской области от 4 сентября 2024 г. № 3-440/24), и в случае, когда запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных, не учтены на счете 09, а продолжают числятся на счете 105 36 (постановление Мирового судьи с/у № 2 Брединского района Челябинской области от 27 июня 2024 г. № 3-310/24; решение Мирового судьи с/у № 1 Красноармейского района Челябинской области от 14 сентября 2023 г. № 3-610/23).
Аналогичным образом организуется учет материальных запасов, выданных в постоянное личное пользование работникам для выполнения ими служебных / должностных обязанностей. К таковым, в частности, относятся форменное обмундирование и спецодежда. При выдаче в постоянное личное пользование такие матзапасы выбывают со счета 105 и одновременно подлежат отражению на забалансовом счете 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)". В одном из примеров судебной практики бухгалтер проигнорировала данное правило и при выдаче сотрудникам форменной одежды не отразила ее списание со счета 105 05 "Мягкий инвентарь" и не приняла к дальнейшему учету на счете 27 (постановление Мирового судьи с/у № 97 Московской области от 17 декабря 2024 г. № 5-987/24).
Споров с ревизорами, недостоверной отчетности и административной ответственности во многих случаях можно было избежать, если бы учреждения со всей серьезностью подошли к проведению важного мероприятия внутреннего контроля – инвентаризации. Проведение тщательной инвентаризации в целях подтверждения показателей годовой отчетности обязательно! Непроведение годовой инвентаризации или формальный подход к ее проведению контрольный орган непременно зафиксирует в акте проверки – такие нарушения включены в Классификатор нарушений (рисков), выявляемых Федеральным казначейством в ходе осуществления контроля в финансово-бюджетной сфере.Так, в ходе двух судебных разбирательств контрольный орган проверяющие отметили, что годовая инвентаризация перед составлением годовой отчетности не проводилась, фактический пересчет материальных ценностей не осуществлялся, сопоставление данных регистров бухгалтерского учета материальных запасов с их фактическим наличием не производилось, что повлекло искажение показателей Главной книги и, соответственно, повлияло на показатели Баланса (ф. 0503730) и Сведений о движении нефинансовых активов учреждения (ф. 0503768) (постановление Мирового судьи с/у № 32 Московской области от 25 ноября 2024 г. № 5-874/24, решение Благовещенского горсуда Амурской области от 24 мая 2023 г. по делу № 12-459/2023).