Что учесть при принятии решения о направлении работника в командировку
Казалось бы, организации бюджетной сферы так давно применяют унифицированные формы первичных учетных документов для оформления решения о направлении сотрудника в командировку и отчета о расходах в командировке, что все вопросы составления таких документов решены. Однако есть нюансы, на которые стоит обратить внимание.
По общему правилу Решение (ф. 0504512) следует сформировать до начала командировки. Но при возникновении объективных обстоятельств, не позволивших составить документ своевременно, потребуется составить Решение (ф. 0504512) после окончания командировки. Например, сотрудник уже находится в командировке и в силу возникших новых обстоятельств в этот период принято решение направить его в следующую внеплановую командировку. В такой ситуации непосредственно сотрудник сможет сформировать Решение (ф. 0504512) лишь по возвращении из командировки на место работы.
Формирование Решения (ф. 0504512) при направлении работника в командировку обязательно и не зависит от способа финансового обеспечения. Оформляйте Решение (ф. 0504512) и включайте соответствующую информацию в подраздел 2.1 раздела 2 "Обоснование командировочных расходов" не только при выдаче средств под отчет, но и в том случае, когда исполнение гарантий по проезду работника к месту командирования и (или) проживания осуществляется учреждением посредством осуществления закупки либо за счет принимающей стороны. Кроме того, обязательно сформируйте Решение (ф. 0504512), если расходы производятся за счет средств подотчетного лица с последующим возмещением.
В графе 6 подраздела 2.1 "Расчет обязательств по командировке" Решения о командировании (ф. 0504512) указываются все способы обеспечения расходов работника в командировке, независимо от способа выдачи денежных средств работнику, направляемому в командировку и факта такой выдачи. Приказом № 52н не предусмотрено формулировок "Способов обеспечения", которые следует указать в графе 6 подраздела 2.1 Решения (ф. 0504512). Рекомендуем указать одно из следующих значений по соответствующему наименованию расходов:
"Выдача денежных средств под отчет";"Выдача денежных документов под отчет";"Закупка учреждением" – если закупку не будет осуществлять непосредственно подотчетное лицо как уполномоченный от имени учреждения сотрудник по доверенности;"Закупка подотчетным лицом от имени учреждения";"За счет принимающей стороны";"Возмещение по факту".В свою очередь документальным подтверждением произведенных работником командировочных расходов является Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) с приложенными к нему надлежащим образом оформленными оправдательными документами, в том числе авиабилетом или железнодорожным билетом – документами, подтверждающими проезд на допустимых видах транспорта, документов из гостиницы. Оправдательные документы предоставляются вместе с Отчетом (ф. 0504520) независимо от того, каким способом приобретались билеты, оплачивалась гостиница – согласно контракту, по агентскому договору или работником самостоятельно.
Даже если расходы на покупку билетов и оплату проживания непосредственно сотрудником, направленным в командировку, не были осуществлены, все равно формируйте Отчет (ф. 0504520) на основании Решения (ф. 0504512) – например, если гарантии в отношении работника при направлении его в командировку были обеспечены/исполнены посредством осуществления закупки либо за счет принимающей стороны.
Формирование Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) в случае направления сотрудника в командировку важно как для учета рабочего времени сотрудника, так и для формирования отчета о выполненной работе в командировке, который содержится в разделе 2 Отчета (ф. 0504520).