Как оформить и принять к учету излишки по итогам инвентаризации
Оснований для проведения инвентаризации немало. Не так давно мы вспоминали о смене ответственных лиц и условиях проведения инвентаризации, а также об инвентаризации в целях списания матзапасов. И вот совсем скоро будет дан старт годовой инвентаризации – 2025.
Несомненно, отсутствие отклонений по итогам проведения инвентаризации – идеальный результат. Но жизнь диктует свои правила...
В результате проверки фактического наличия материальных ценностей можно выявить как недостачи, так и излишки. И неизвестно, что лучше...
Остановимся на документальном оформлении выявленных в ходе инвентаризации неучтенных материальных ценностей.
Перед инвентаризационной комиссией, выявившей излишки имущества, возникает ряд вопросов.
Вопрос 1. Подтверждены ли излишки первичными учетными документами, которые просто "не дошли" до бухгалтерии?
Вопрос 2. Если нет, то можно ли подтвердить право собственности / право оперативного управления на выявленное имущество до оформления итогов инвентаризации? Данный момент важен, поскольку от этого зависит дальнейший учет таких объектов.
Вопрос 3. Планирует ли учреждение использовать обнаруженную "неучтенку" в деятельности учреждения или имущество не отвечает понятию актива? Яркий пример – на складе обнаружены излишки просроченных продуктов питания...
Вопрос 4. Кто и в какой момент определяет справедливую стоимость выявленных излишков? Вопрос не праздный, так как стоимость излишков, не подтвержденных документально, не содержится в Инвентаризационной описи (сличительной ведомости) по объектам НФА (ф. 0510466), но должна быть указана в Акте о результатах инвентаризации (ф. 0510463). А значит, нужно определится, к полномочиям какой комиссии относится оценка выявленных излишков. Кроме того, есть ситуации, когда проводить такую оценку не нужно.
Для оприходования неучтенных материальных ценностей, выявленных в результате инвентаризации, используется Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0510448).
Но если так случилось, что в момент завершения инвентаризации и оформления ее итогов комиссия не смогла установить право учреждения на выявленные излишки, соответствующие критериям актива, то уже по факту подтверждения права собственности / оперативного управления придется еще раз оформить принятие имущества к учету – только уже на баланс. На основании второго Акта о приеме-передаче объектов НФА (ф. 0510448) отражается выбытие излишков с забалансового счета 02 и их принятие к учету на балансовые счета.
Как уже отмечалось ранее, неучтенный объект имущества, выявленный в результате инвентаризации, соответствующий понятию "актив", и право на который подтверждено, принимается к балансовому учету по справедливой стоимости. Для оформления результатов оценки по излишкам, принимаемым к балансовому учету по итогам инвентаризации, предназначен специальный документ – Решение об оценке стоимости имущества, отчуждаемого не в пользу организаций бюджетной сферы (ф. 0510442). Информация о справедливой стоимости имущества, выявленного в результате инвентаризации, зафиксированная в Решении об оценке (ф. 0510442), может использоваться – в зависимости от момента его оформления – для отражения информации о стоимости излишков в Акте о результатах инвентаризации (ф. 0510463), а также служит основанием для формирования графы 7 "Балансовая стоимость" раздела 4 Акта о приеме-передаче (ф. 0510448), составленного в целях принятия указанного имущества на соответствующие балансовые счета.
С формированием Решения об оценке (ф. 0510442) тоже не все так просто. Если речь идет о принятии к учету имущества в количестве одной штуки, то сложностей не возникнет. Однако если в результате инвентаризации было выявлено несколько единиц имущества, да к тому же имеющих весовые единицы измерения (кг, л и т.д.), то возникает вопрос, какую стоимость указывать в Решении (ф. 0510442): справедливую стоимость номенклатурной единицы с учетом единиц измерения или всего количества выявленных в результате инвентаризации излишков. Дело в том, что Решение (ф. 0510442) может формироваться как на один, так и на несколько объектов, однако формой документа не предусмотрены графы "Количество" и "Единица измерения". Соответственно необходимо определиться с единицей (объектом) оценки.