Как правильно оформить первичку при списании БСО и восстановлении их на балансе
Едва ли не в каждой организации бюджетной сферы имеются бланки строгой отчетности: трудовые книжек и вкладыши в них, путевки и билеты, аттестаты и дипломы, свидетельства, сертификаты и др. Поэтому вопросы оформления операций с БСО остаются для бухгалтеров важным и актуальными. Подробно рассмотрим два из них.
Нужно ли проводить инвентаризацию перед формированием Акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0510461) и оформлять уничтожение бланков Актом об утилизации (ф. 0510435)?С с 1 января 2024 года обязательным к применению всеми организациями бюджетной сферы стал Акт о списании бланков строгой отчетности (ф. 0510461). Он используется для оформления операций по выбытию БСО при:
их оформлении и выдаче; выявлении порчи, в том числе порчи при оформлении; хищении, недостаче; отмене в соответствии с правовыми актами (т.е. когда бланки становятся недействительными).Акт о списании (ф. 0510461) применяется для оформления списания бланков строгой отчетности, учитываемых как на балансовом счете 105 06 "Прочие материальные запасы", так и на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности".
Основанием для формирования Акта о списании (ф. 0510461) являются:
Инвентаризационная опись БСО и денежных документов (ф. 0510465) и Акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463); документы, подтверждающие использование БСО, например, лист книги регистрации выданных документов об образовании и о квалификации и др.Проводить инвентаризацию в целях списания БСО с балансовых и забалансовых счетов с последующим оформлением Акта о списании (ф. 0510461) следует только в обязательных случаях, предусмотренных Стандартом "Концептуальные основы..." и Общими требованиями к организации инвентаризации, закрепленными в Стандарте "Учетная политика...".
В частности, Акт о списании (ф. 0510461) формируется по результатам инвентаризации при выявлении недостачи, хищения, порчи, в том числе порчи при оформлении.
Кроме того, рекомендуем формировать Акт о списании (ф. 0510461) на основании документов инвентаризации, в том числе в случае отмены БСО в соответствии с правовыми актами (списание недействительных бланков). Обязанность проведения инвентаризации для списания недействительных бланков нормативными актами не установлена. Однако недействительность является одним из признаков несоответствия БСО условиям актива. А наличие таких признаков подтверждается как раз в ходе инвентаризации.
Если же речь идет о списании БСО, использованных или потребленных в деятельности учреждения, основанием для которого являются иные документы, подтверждающие расход, то проводить инвентаризацию не требуется.
Заголовочная часть Акта о списании (ф. 0510461) содержит реквизит "Необходимость уничтожения". Он может принимать одно из следующих значений:
"да" с указанием в кодовой зоне символа "1" в случае отмены бланков (недействующие бланки), бланков, испорченных при оформлении; "нет" с указанием в кодовой зоне символа "2" в случае недостачи (хищения), использования в деятельности учреждения (оформления).Выбытие материальных запасов, для которых предусмотрены мероприятия по утилизации / уничтожению, осуществляется только после утверждения руководителем учреждения Акта об утилизации (ф. 0510435).
Сведения об утилизируемых объектах в Акта об утилизации (ф. 0510435) можно заполнить на основании информации из Акта о списании (ф. 0510461). При этом в качестве действий, предусмотренных документом о выбытии / списании объекта, в Акте об утилизации (ф. 0510435) БСО может быть указано значение "уничтожить путем сжигания".
Таким образом, если БСО подлежат уничтожению и реквизит "Необходимость уничтожения" Акта о списании (ф. 0510461) принимает значение "1", выбытие таких БСО с балансового или забалансового учета возможно только после утверждения Акта об утилизации (ф. 0510435).
Каким документом оформить операции по восстановлению в балансовом учете БСО, возвращенных в места хранения (на склад) лицом, ответственным за их выдачу и оформление?Отдельной формы первичного учетного документа для оформления указанной операции, не предусмотрено. Полагаем, для этих целей учреждение может предусмотреть использование Акта о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0510448), оформленного в одностороннем порядке. Однако следует учитывать, что Акт о приеме-передаче (ф. 0510448) – комиссионный документ, а привлекать комиссию к оформлению сдачи материальных ценностей из мест пользования на склад или в иное место хранения представляется нецелесообразным. Кроме того, Акт о приеме-передаче (ф. 0510448), оформленный в одностороннем порядке, как правило, не содержит сведений о структурном подразделении и ответственном лице – отправителе. К тому же при формировании документа в одностороннем порядке заполняется только раздел 4 и не предполагается возможность подписания документа передающим материальные ценности лицом в строке "Объекты сдал". Поэтому использование одного только Акта о приеме-передаче (ф. 0510448), на наш взгляд, не решает поставленной задачи комплексно.
В свою очередь, при возврате БСО в места хранения (на склад) фактически происходит движение материальных ценностей между структурными подразделениями и ответственными лицами. В отношении БСО, восстанавливаемых таким образом на балансе, комиссии учреждения не требуется определять иную целевую функцию и справедливую стоимость – бланки восстанавливаются на балансе по стоимости на дату их выбытия с балансового учета, то есть по стоимости приобретения бланков. Поэтому, на наш взгляд, для оформления операций по восстановлению БСО, учитываемых на счете 03, в Графике документооборота целесообразно предусмотреть использование Накладной на внутреннее перемещение (ф. 0510450).
Однако не исключаем и комбинированный вариант с оформлением двух документов с учетом особенностей данной операции:
оформить Накладной на внутреннее перемещение (ф. 0510450) выбытие БСО с забалансового учета и подтвердить смену ответственного лица; дополнительно составить Акт о приеме-передаче (ф. 0510448) для восстановления объекта на балансе.Такой способ документального оформления, на наш взгляд, позволяет поднять на баланс по стоимости приобретения БСО, учтенные на счете 03 в условной оценке.
На практике в некоторых ситуациях, прямо не урегулированных Приказом № 61н, "технология определяет методологию", и устанавливать порядок документального оформления отдельных операций приходится в том числе с учетом особенностей бухгалтерских программных продуктов. Палочка-выручалочка бухгалтера – незаменимая Бухгалтерская справка (ф. 0504833) как бухгалтерский документ для отражения корреспонденций на основании первичного учетного документа. Но, поскольку первичный учетный документ с подписями ответственных лиц, подтверждающих факт передачи материальных ценностей, все же должен быть, придется сделать выбор в пользу одного из вариантов и зафиксировать проводками факт восстановления БСО на балансе в программном продукте с помощью Бухгалтерской справки (ф. 0504833), составленной на основе Накладной (ф. 0510450) и / или Акта о приеме-передаче (ф. 0510448).