Какие нарушения в ведении табеля учета рабочего времени могут привести к штрафу
Табель учета использования рабочего времени (ф. 0504421) – обязательный документ, с помощью которого работодатель исполняет установленную Трудовым кодексом обязанность по ведению учета рабочего времени. Форма документа унифицирована, порядок заполнения остается неизменным на протяжении десяти лет. На основании Табеля (ф. 0504421) бухгалтерия начисляет зарплату, отпускные, командировочные выплаты, пособия и пр. Хотя, рискуя получить немалый штраф, некоторые бухгалтеры делают это и в отсутствие Табеля (ф. 0504421) (постановление Мирового судьи судебного участка № 12 Советского судебного района г. Брянска от 12.11.2024 № 5-475/24).
Значимость данного документа многие недооценивают. Между тем ревизоры могут заглянуть в Табель не только с целью проверить правильность и обоснованность начисления выплат, но и по другому поводу.
Мы проанализировали судебную практику за несколько лет и выделили пять нарушений, связанных с ведением Табеля (ф. 0504421).
Форма Табеля (ф. 0504421) установлена Приказом № 52н. Применение унифицированных форм первичных документов и регистров для организаций бюджетной сферы обязательно. Игнорируя это требование, учреждения допускают учет использования рабочего времени не по унифицированной форме Табеля (ф. 0504421). Отвечать за такие нарушения приходится главному бухгалтеру (постановление Мирового судьи с/у Павловского района Ульяновской области от 17.06.2025 № 5-88/25, постановление Мирового судьи с/у № 35 Подосиновского судебного района Кировской области от 14.05.2020 № 5-104/20, постановление Мирового судьи с/у № 97 Московской области от 04.04.2019 № 5-162/19).Закон о бухгалтерском учете и Стандарт "Концептуальные основы..." обязывают (см. док. 1, док. 2) организации бюджетной сферы обеспечить хранение первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета не менее пяти лет после окончания отчетного года, в котором (за который) они составлены. Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, определен срок хранения Табелей учета рабочего времени – 5 лет. Отсутствие Табеля (ф. 0504421) в течение срока обязательного хранения ревизоры рассматривают как грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета, ответственность за которое предусмотрена ч. 4 ст. 15.15.6 КоАП РФ (постановление Мирового судьи с/у № 21 Выборгского района Ленинградской области от 22.06.2023 № 3-163/23).Один из обязательных реквизитов любого первичного документа – подпись лица, ответственного за его оформление. Главное, чтобы этот сотрудник был на работе, поскольку ревизоры могут сопоставить даты подписания первичных документов с данными Табеля (ф. 0504421). И если выяснится, что подписавшее первичку должностное лицо в эти дни находилось на больничном или в отпуске, проверяющие признают, что в данном случае первичными учетными документами оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни (постановление Мирового судьи с/у № 180 Московской области от 12.08.2024 № 5-204/24, постановление Мирового судьи с/у № 179 Московской области от 14.07.2023 № 5-183/23).Также не имевшими места фактами хозяйственной жизни ревизоры признают и регистрацию в Табеле рабочих дней, в то время как фактически сотрудник отсутствовал на работе, так как брал отгул за работу в выходные и праздничные дни (постановление Мирового судьи с/у № 4 по Нижнекамскому судебному району Республики Татарстан от 24.06.2025 № 5-231/25, постановление Мирового судьи с/у № 12 по Нижнекамскому судебному району Республики Татарстан от 17.06.2025 № 5-209/25) или если трудовой договор с ним приостановлен в связи с заключением контракта о добровольном участи в СВО (постановление Мирового судьи с/у № 55 Московской области от 23.06.2025 № 5-227/25, о котором мы рассказывали в новостях от 21.07.2025).Табель (ф. 0504421) – основа для начисления работникам зарплаты, отпускных, командировочных и прочих выплат. Недостоверная информация в Табеле может стать причиной необоснованных начислений по счету 302 11 "Расчеты по заработной плате". Одно из таких судебных разбирательств, итогом которого стало увольнение руководителя учреждения "по статье", о котором мы рассказывали в новостях от 26.05.2025.Также ревизоры признали неправомерной оплату сотруднице предотпускного рабочего дня (отмеченного в Табеле как фактически отработанный), поскольку выяснилось, что согласно посадочным талонам в этот день она уже вылетела к месту проведения отпуска. К ответственности суд привлек руководителя учреждения (постановление Мирового судьи с/у № 6 Нижневартовского судебного района г. Нижневартовска ХМАО – Югры от 06.03.2025 № 5-184/25).
В другом случае проверяющие установили, что в Табеле учета использования рабочего времени обслуживающего персонала учреждения нет отметок о работе в нерабочие праздничные дни: при том что в графиках работ этой категории сотрудников предусмотрена сменная работа, в Табеле отражена обычная работа при пятидневной рабочей неделе. Неправомерно начисленную работникам зарплату признали нецелевым расходом, за что главного бухгалтера оштрафовали на 20 тыс. рублей (постановление Мирового судьи Девонского с/у г. Усинска Республики Коми от 27.06.2023 № 5-349/23).
Еще одно примечательное разбирательство. Будучи начальником структурного подразделения местной администрации и по совместительству учителем в школе, служащая отразила в Табеле недостоверные сведения об отработанном времени в администрации – не уменьшила количество отработанных часов на время преподавательской работы в школе. Несмотря на протесты служащей о том, что она не знала, как заполнять Табель в таком случае, суд признал ее действия самоуправством (постановление Мирового судьи с/у № 2 Игринского района Удмуртской Республики от 01.11.2024 № 5-649/24).