Смена ответственного лица не всегда является основанием для инвентаризации
В процессе деятельности в учреждении постоянно происходит смена ответственных за имущество лиц в связи с движением (перемещением) объектов НФА внутри учреждения, то есть сменой их местонахождения в учреждении. В большинстве случаев смена ответственного лица происходит при перемещении объектов НФА внутри учреждения между структурными подразделениями или внутри структурных подразделений, и, как следствие, между ответственными лицами. Кроме того, смена ответственных лиц может быть связана с кадровыми перестановками, увольнением сотрудников, их временным отсутствием на рабочем месте: отпуск, больничный, командировка и т. д.
При этом не следует забывать, что термин "ответственное лицо" включает в себя как лиц, на которых договором возложена полная материальная ответственность, так и лиц, ответственных за сохранность и использование имущества, с которыми договор о полной материальной ответственности не заключается. Иными словами, ответственное лицо – это лицо, ответственное за использование объектов имущества по их назначению и/или за сохранность имущества, в том числе с полной материальной ответственностью.
В большинстве случаев смена ответственного лица происходит при внутреннем перемещении объектов НФА. Под внутренним перемещением объектов НФА в целях отражения операций в бухгалтерском/бюджетном учете понимается прием-передача объектов НФА внутри организации бюджетной сферы между структурными подразделениями и/или между ответственными лицами, которое не связано со списанием НФА с балансового учета в связи с выдачей для использования в деятельности учреждения. В бухгалтерском/бюджетном учете внутреннее перемещение НФА чаще всего отражается по дебету и кредиту одного и того же балансового/забалансового счета. Но бывают и исключения – подробности здесь.
Соответственно, возникает вопрос: нужно ли проводить инвентаризацию всякий раз, когда меняется ответственное лицо и в учете отражается внутреннее перемещение объектов НФА?
Примером внутреннего перемещения, имеющего непосредственное отношение к обязанности провести инвентаризацию, является смена ответственных лиц без фактического движения объектов НФА внутри учреждения, когда меняется лишь сотрудник, ответственный за сохранность и/или использование имущества по назначению, но не место нахождения объектов НФА.
Согласно Стандарту "Концептуальные основы" и Общим требованиям к инвентаризации инвентаризация проводится при смене ответственных лиц на день приемки-передачи дел либо на день приемки дел новым ответственным лицом, если нет возможности обеспечить присутствие ответственного лица, передающего имущество, по объективным причинам: болезнь, форс-мажорные обстоятельства, смерть. А значит, инвентаризация перед внутренним перемещением объектов НФА проводится тогда, когда осуществляется приемка-передача дел, то есть имущество передается другому лицу вместе с полномочиями прежнего ответственного лица – обязанностями и функциями, ответственностью за использование объектов имущества по их назначению и/или за сохранность имущества.
Не вызывает сомнений, что приемка-передача дел осуществляется:
при увольнении любого работника, являющегося ответственным лицом;при предоставлении отпуска или в случае ухода на больничный лица с полной материальной ответственностью;при переводе лица с полной материальной ответственностью на другую должность, не связанную с обеспечением сохранности материальных ценностей и не предполагающую полной материальной ответственности: когда происходит прекращение договора о полной материальной ответственности.В указанных случаях имущество, за сохранность которого работник несет ответственность, необходимо передать иному лицу с предварительным проведением инвентаризации.
Для всех названных случаев характерны следующие общие условия:
Происходит смена ответственного лица внутри учреждения с приемкой-передачей дел. У принимающего лица возникают новые обязанности (функции и полномочия), ранее выполняемые лицом, передающим имущество.Передающее ответственное лицо, прекращая свои полномочия (полностью или временно), передает принимающему ответственному лицу все имущество.Как правило, место нахождения имущества не меняется.Таким образом, проводить инвентаризацию активов при смене ответственного лица нужно тогда, когда одновременно выполняются 3 названных выше условия. В противном случае проводить инвентаризацию в обязательном порядке не требуется.