Какие ошибки может обнаружить комиссия в классификации объектов инвентаризации
Несомненно, годовая инвентаризация проводится для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Однако цель работы инвентаризационной комиссии – выявить фактическое наличие объектов инвентаризации и сопоставить их с данными бухгалтерского учета. Именно сведения о фактическом наличии объектов инвентаризации, полученные комиссией в ходе проведения инвентаризации, а также информация о результатах сопоставления их с учетными данными – выявленных отклонениях, являются результатом инвентаризации и подлежат обязательному отражению в документах инвентаризации: инвентаризационных описях, актах о результатах инвентаризации.
При этом Общими требованиями четко определены возможные отклонения при инвентаризации, которые комиссия должна установить при их наличии, либо же подтвердить, что таких отклонений нет.
Количественные отклонения, а именно отклонения по суммовым или количественным показателям. Если речь об НФА, а также денежных средствах и ценных бумагах, то отклонения квалифицируются в качестве излишков, недостач, пересортицы, убыли в пределах норм. Также в качестве отклонений в документах инвентаризации фиксируется наличие неподтвержденных расчетов и/или обязательств – то есть задолженности, не подтвержденной актами сверки расчетов. Качественные отклонения, а именно выявление объектов, не соответствующих критериям активов или обязательств. Комиссии следует установить, есть ли основания для реклассификации объектов НФА в "неактивы", дебиторской задолженности в сомнительную или безнадежную к взысканию, кредиторской задолженности в невостребованную, а также для списания обязательств. Кроме того, комиссия должна выявить объекты, имеющие признаки обесценения активов. Кстати, к этой же группе отклонений на сегодняшний день относится выявленное несоответствие кадастровой стоимости земельных участков.Таким образом, задача комиссии – проверить фактическое наличие объектов НФА (прав на имущество) по их наименованиям, сверить суммы задолженности, а также наименования контрагентов с ЕГРЮЛ/ЕГРИП, выявить признаки несоответствия объектов инвентаризации критериям активов или обязательств. Но проверять, на тех ли счетах аналитического учета Рабочего плана счетов отражены объекты инвентаризации, комиссия не обязана. Это уже вопросы бухгалтерской службы и отдельное мероприятие внутреннего контроля ведения бухгалтерского учета.
Исходя из целей и задач инвентаризации, проведение проверки классификации объектов бухгалтерского учета, в частности, по группам имущества и категориям объектов бухгалтерского учета (за исключением проверки классификации объектов НФА по видам имущества: недвижимое, ОЦДИ, иное движимое, вложения в НФА, казна), а также корректного их отражения на счетах аналитического учета Рабочего плана счетов не относится к прямым обязанностям и полномочиям инвентаризационной комиссии.
Вместе с тем, если инвентаризационная комиссия все же установила признаки неверной, по мнению комиссии, классификации объектов, сведения необходимо передать в бухгалтерию. В частности, такие признаки, а также необходимость в реклассификации НФА в случае изменения условий использования имущества, могут быть выявлены комиссией при определении целевой функции объекта НФА. Есть и другие примеры.
Поскольку установление признаков неверной, по мнению комиссии, классификации объектов в целях их отражения на счетах аналитического учета Рабочего плана счетов не является количественным или качественным отклонением с точки зрения Общих требований к инвентаризации, а также порядка заполнения документов инвентаризации согласно Приказу № 61н, в Акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463) указанные сведения не включаются. В инвентаризационных описях комиссия также не вправе менять коды/номера счетов бухгалтерского учета. Например, в разделе 2 Инвентаризационной описи (сличительной ведомости) по объектам НФА (ф. 0510466), предназначенном для заполнения комиссией, даже нет графы "Номер (код) счета". А в разделе 2 Инвентаризационной описи расчетов по поступлениям (ф. 0510468) графа "Номер счета" заполняется согласно данным, указанным в аналогичной графе раздела 1 Инвентаризационной описи (ф. 0510468), без права корректировки.
Возникает резонный вопрос – каким образом фиксировать такие факты?
Недавно мы касались вопроса выявления инвентаризационной комиссией неверной классификация НФА на примере ОЦДИ, а также вариантов оформления таких результатов. Аналогичным образом информацию о выявленных комиссией признаках неверной классификации объектов инвентаризации и мнении комиссии целесообразно дополнительно зафиксировать в отдельном протоколе/ином документе, оформленном комиссией, приобщить к документам инвентаризации и направить в бухгалтерскую службу. Также комиссия вправе сделать соответствующие отметки/примечания в инвентаризационных описях, в том числе указав целевую функцию объекта НФА, например, "реклассификация", "ошибка в классификации" и т.д. Задача бухгалтерии в таком случае – разобраться, есть ли ошибка в учете, и если да – устранить в кратчайшие сроки.
Кстати, может так случиться, что комиссия, выполняя свои непосредственные обязанности в рамках инвентаризации, выявляет факты, которые, хоть и не обособляются в документах инвентаризации, но безусловно важны. Так, если в ходе инвентаризации расчетов комиссия выявит ошибку в контрагенте – например, по данным ЕГРЮЛ юридическое лицо реорганизовано, и есть правопреемник, – необходимо как минимум сделать отметку в инвентаризационной описи о выявленном отклонении. На примере Инвентаризационной описи расчетов по поступлениям (ф. 0510468) – в графе 21 "Заключение комиссии по результатам инвентаризации" раздела 2 данной описи. Эта информация нужна для уточнения бухгалтерской службой аналитических признаков на счетах учета расчетов и несомненный результат инвентаризации. А потому не лишним будет дополнительно оформить протокол по таким выявленным отклонениям, если решение о реклассификации/списании данной задолженности не принято.